Arquivar um documento é algo extremamente importante, porém saber onde este se encontra e por quanto tempo necessita permanecer guardado é algo imprescindível para uma boa gestão arquivística.

Muitos são os procedimentos a serem seguidos desde o protocolo, tramitação e destinação de um documento até o momento da sua classificação e guarda ou eliminação.

O arquivamento adequado de documentos no âmbito da administração pública deve ser tratado com seriedade e eficiência, pois sua perda ou eliminação incorreta pode acarretar processos administrativos e/ou judiciais, além de gerar transtornos e prejuízos para os cidadãos e o município, tanto no aspecto econômico quanto no aspecto histórico.

O Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED) é uma ferramenta que contempla os principais recursos necessários para:

·        Captura: produção ou digitalização de documentos para inserção no sistema;

·        Organização: local de armazenamento do documento;

·        Classificação: temporalidade de guarda do documento com destinação permanente ou eliminação;

·        Pesquisa: filtros para localizar um documento de forma ágil quando necessário;

·        Gestão: gerenciamento de caixas e processos de eliminação de documentos com prazo de guarda vencidos.

Com os avanços tecnológicos e as previsões da legislação é possível realizar a digitalização dos documentos físicos, passando por um processo de certificação digital, acompanhados de carimbo do tempo, transformando estes em arquivos eletrônicos permitindo a eliminação do papel.